Rekisterinpitäjä
Dodo ry
Y-tunnus: 1108152-0
Osoite: Aleksis Kiven katu 88 G, 00520 Helsinki
Sähköposti:
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään Dodon jäsenten, vapaaehtoistyöntekijöiden, luottamushenkilöiden sekä Dodon toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Dodon sähköpostilistoille ilmoittautuneiden sekä Dodon tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Jäsenrekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenten ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana sekä tiedottaminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Jäsenten henkilötietojen käsittely perustuu Dodon lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Ylläpidämme jäsenrekisteriämme Membookissa, jonka tarkempi tietosuojaseloste löytyy täältä.
Vapaaehtoisrekisterimme käyttötarkoitus on mahdollistaa yhteydenpito sekä työn koordinaatio toimintaryhmissämme, hankkeissamme, tapahtumissamme ym. toimivien vapaaehtoistyöntekijöiden kanssa. Vapaaehtoisten henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
Yhteistyökumppanirekisterimme käyttötarkoitus on sopimuskumppaneiden osalta mahdollistaa sopimuksen toteuttaminen. Sopimuskumppaneiden henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen reksiterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. Ylläpidämme sopimuskumppanien rekisteriä Procountorissa, jonka tarkempi rekisteriseloste löytyy täältä. Muiden kumppaneiden osalta rekisterin käyttötarkoitus on mahdollistaa yhteydenpito meneillään olevan ja suunniteltavan toiminnan toteuttamiseksi. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
Markkinointirekisterimme käyttötarkoitus on Dodon toiminnasta ja muista Dodon teemoihin liittyvistä asioista tiedottaminen. Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Markkinointirekisterissämme käsittelemme ainoastaan sähköpostiosoitteita. Jäseniltä, vapaaehtoisilta ja yhteistyökumppaneilta keräämme lisäksi muut yhteystiedot, sopimuskumppaneilta kaikki laskutustiedot ja vapaaehtoisilta tietoja kiinnostuksen kohteista Dodon toiminnassa. Jäseniltä keräämme myös syntymäajan, jotta voimme raportoida jäsenistön ikäjakauman rahoittajillemme. Tapahtumiin osallistujilta voimme myös kerätä syntymäajan, jos tapahtuma sisältää laivamatkan, sekä eritysruokavaliotiedot, jos tapahtumassa on tarjoilua.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään jäsenhakemus- ja ilmoittautumislomakkeiden välityksellä, tai heidän julkaisemistaan lähteistä.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Dodon jäsenten henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Membook-järjestelmään ja sopimuskumppaneiden tiedot Procountor-järjestelmään. Näihin molempiin on rajattu pääsy vain sellaisilla toimihenkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat ja Dodon hallitus valvoo henkilötietojen käyttöä. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Palvelin sijaitsee Suomessa, lukitussa ja vartioidussa tilassa. Markkinointirekisteriä säilytämme Dodon omassa järjestelmässä salasanalla suojattuna.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Dodon ulkopuolelle ilman asianomaisen erillistä suostumusta tai viranomaismääräystä. Poikkeuksena mahdollinen osallistujalistojen luovuttaminen, jos tapahtumassa on ulkopuolinen vetäjä/kouluttaja. Jäsenten henkilötiedot luovutetaan jäsenrekisterin ylläpitäjälle (Membook), joka toimii jäsentietojen käsittelijänä. Samoin sopimuskumppaneiden henkilötiedot luovutetaan kirjanpitotoimistolle (Tiliduunari). Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenten ja sopimuskumppanien tiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Dodon jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Dodolle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Dodon käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Dodon oikeutettu etu
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Dodo voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Dodo voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: .
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 19.7.2018.